KREIRANJE BAZE PODATAKA U MICROSOFT ACCESSU

Da bismo kreirali bazu podataka moramo prvo pokrenuti Microsoft Access, što radimo tako da dva puta kliknemo na ikonu Microsoft Accessa na Desktopu ili u Start gumbu u Programs direktoriju. To pokreće dialog box gdje biramo što želimo raditi(stvoriti novu bazu ili otvoriti postojeću- mi ćemo stvoriti novu), imenujemo bazu i spremamo ju na željeno mjesto na našem hard discu. I sada smo spremni kreirati našu bazu podataka.

Za početak ćemo se upoznati sa tablicama i kako ih stvoriti pošto su one ˝mozak˝ naše baze.

TABLICE

Tablica je skup podataka o jednoj određenoj temi(kupci, narudžbe). Koristeći odvojene tablice za pojedine teme znači da podatke spremamo samo jedanput i tako baza postaje učinkovitija i smanjujemo greške pri unosu.

Tablica je organizirana u stupce(polja-eng. columns, fields) i redke(rekorde)

KREIRANJE TABLICE

Sada smo spremni kreirati tablicu, stoga odaberemo tablice iz grupe objekata i izaberemo ˝New˝. Sada imamo na izboru više načina kreiranja tablice:

•   Datasheet View– Prebacuje nas na datasheet view(vidimo tablicu sa njenim stupcima i redcima i podacima u njima). Ova metoda omogućuje nam direktan upis podataka u tablicu.
• Design View – Najpogodnije za stvaranje tablice tj. stupaca u tablici(dajemo stupcima imena, tip podataka…)
• Table Wizard – Čarobnjak koji nas vodi kroz proces stvaranja tablice i to tako da izabiremo stupce koji će biti u tablici iz velikog izbora gotovih polja(stupaca)
• Import Table – Čarobnjak koji uvozi tablice i objekte iz nekog vanjskog fila u našu bazu koju trenutno kreiramo
• Link Table – Čarobnjak koji kreira tablicu koja je ˝linkana˝(znači da ta tablica nije u našoj bazi već u nekoj drugoj ali ju možemo pozvati iz naše baze) sa nekom tablicom u vanjskom filu

Mi ćemo odabrati Design View pošto kreiramo tablicu od temelja. Nakon odabira nam se javlja Design View prozor. Svaki redak u Design View-u predstavlja jedno polje u tablici i ima svoje :

• Field Name – Ime polja, može sadržavati razmake
• Data Type – Tip podataka za određeno polje(vidi tablicu 3.1.). Ovo polje mora biti izabrano
• Description – Opis polja. Ne mora biti ispunjeno, a vrijednost koja je tu unesena će biti vidljiva samo u status baru(pri dnu ekrana) kada radimo sa tim poljem u formi ili tablici u Datasheet View-u
• Nakon što ispunimo ime polja i njegov Data Type otvore se nove opcije koje pobliže opisuju to polje.
• Field Size – Memorijska veličina polja. Ovisi o tipu podataka, može biti i manja od maksimalne kod nekih tipova(vidi tablicu 2.1.)
• Format – Format u kojem će se podatak prikazati pri gledanju(možemo ga mijenjati kod brojeva, Date/Time, valuta, i Yes/No polja.)
• Decimal Places – Namješta broj decimalnih mjesta za numerička polja
• Input Mask – Ograničava nam mogućnost unosa tj. osigurava upis uvijek u istom obliku (najkorisnije kod datuma)
• Caption – Tu upisujemo ime polja koje će se koristiti u Datasheet View-u ili u Labelima u formama (npr. imamo polje čije je ime Š_djel a mi želimo da se radi lakšeg snalaženja prikazuje ime Šifra Zaposlenog)
• Default Value – Vrijednost koja će biti automatski upisana u polje ako ga mi pri unosu ostavimo nedirnuto
• Validation Rule – Omogućuje nam ograničavanje vrijednosti polja(recimo da vrijednost uvijek mora biti manja od 100)
• Validation Text – Tekst koji se javlja ako Validation Rule nije ispunjen
• Required – Ako je ova opcija uključena ovo polje obavezno mora imati neku vrijednost u sebi.

TIPOVI PODATAKA

VAŽNOST I DEFINIRANJE PRIMARY KEY-A

Primary key je jedno ili više polja koja su jedinstvena za neku tablicu(najbolje je koristiti AutoNumber polje). Pomoću Primary key polja tablice možemo postavljati u relacije. Korištenje Primary key-a ubrzava proces pretraživanja i spajanja podataka u tablicama.

Svi podaci u ovim poljima su kontrolirano različiti(znači da ne možemo unositi iste vrijednosti više puta) i vrijednost ne može biti Null(prazno polje)

VRSTE PRIMARY KEY-A:

-         AutoNumber Primary key – Za Primary key polje koristimo AutoNumber tip, najčešće korišteno za identifikacijske brojeve, npr. kupaca, narudžbi itd. Access će u slučaju da mi ne definiramo Primary key automatski izabrati AutoNumber polje za Primary key.

-         Single-field Primary key – Za Primary key koristimo samo jedno polje u tablici, vrijednosti također ne mogu biti Null ili se ponavljati.

-         Multiple-field Primary key – Za Primary key koristimo više polja u slučaju kada ne možemo sa sigurnošću tvrditi da samo jedno polje opisuje tu tablicu. Najčešća situacija u kojoj imamo tablicu sa ovakvim Primary key-em je u many-to-many relacijama.

DEFINIRANJE PRIMARY KEY-A:

U Design View-u označimo polje koje želimo definirati kao Primary key(u slučaju da želimo izabrati više polja držimo tipku Ctrl i označavamo polja koja želimo), a zatim stisnemo desni gumb miša i odaberemo Primary key ili ako ga želimo definirati pomoću tipkovnice stisnemo 'Shift + k'.

Neko polje ne mora biti Primary key da bi bilo posebno za tu tablicu već ga možemo definirati kao Indexed Value. To definiramo tako da u Design View-u pod opcijom Indexed odaberemo Yes(No Duplicates).

Indexe za određenu tablicu pregledavamo tako da na alatnoj traci odaberemo Indexes gumb. Njih također možemo stavljati u relacije sa drugim poljima u drugim tablicama

STVARANJE LOOKUP POLJA

Stvaranje lookup polja je proces kojim odabranom polju dodjeljujemo mogućnost popunjavanja podacima iz nekog upita ili iz liste predodređenih podataka.

KAKO STVORITI LOOKUP POLJE:

·        Prvo pod Field proporties odaberemo Lookup

·        Zatim pod Display Control opcijom umjesto Text Box stiskanjem odaberemo ili List Box ili Combo Box.

·        Slijedeća stvar koju možemo odabrati je način popunjavanja podataka, a biramo ju pod opcijom Row Source Type.

§         Ukoliko želimo da se naše polje popunjava vrijednostima iz upita odaberemo Table/Query opciju i zatim pod Row Source odabiremo čarobnjaka() i izgradimo upit

§         Ali ukoliko želimo da se polje popunjava iz liste predodređenih podataka odaberemo pod Row Source Type : Value list, a pod Row Source upisujemo listu odvojenu sa ˝:˝

Sada kada smo kreirali tablice koje želimo, svakoj definirali Primary key-e i Indexe možemo krenuti postavljati relacije između tih tablica