FORME

Da bi podatke iz tablica i upita pregledavali na oku ugodniji i da bi odjedanput mogli pregledavati povezane podatke iz više tablica moramo stvoriti forme.

Forma je komponenta baze podataka čija je funkcija interakcija sa korisnikom. Korisnik ne vidi tablice već forme.

Forme koristimo za:

• unos podataka
• stvaranje switchboarda tj. forme iz koje se otvaraju druge forme, pokreću upiti i tablice
• stvaranje dialog boxesa(upitnika) za primanje korisničkog unosa i onda se na osnovi tog unosa nastavljaju akcije(primjer je dialog box kod parametarskih upita)

STVARANJE FORME:

Kao i kod kreiranja tablica i upita odaberemo forme iz object grupe i odaberemo New.

Otvori nam se New form prozor sa sljedećim opcijama:

• Design view – stvaramo formu od praznog prozora forme, moram sami dodavati sve kontrole na radnu površinu. Izgled forme ovisi potpuno o nama i našim potrebama.
• Form wizard – čarobnjak pomoću kojeg možemo izgraditi osnovne tipove formi uključujući i subforme
• Auto form : Colomunar – čarobnjak koji automatski stvara formu, a kontrole slaže u redke
• Auto form : Tabular – čarobnjak koji automatski stvara formu, a kontrole slaže u stupce
• Auto form : Datasheet – čarobnjak koji automatski stvara formu u obliku tablice
• Chart Wizard – čarobnjak koji radi grafove iz odabranih polja i stvara formu sa tim grafom
• Pivot table wizard – čarobnjak koji stvara formu sa Excelovom tablicom

U kućicu na dnu prozora upisujemo(izabiremo) tablicu na osnovu koje želimo raditi formu. Ukoliko želimo napraviti formu sa podacima iz više tablica ili upita onda tu kućicu ostavljamo praznu i odabiremo design view ili Form wizard, a obavezno ju moramo ispuniti za kreiranje automatskih formi i grafova.

STVARANJE FORMI POMOĆU ČAROBNJAKA:

1. Odaberemo Form wizard( a prozor ostavimo prazan) i kliknemo OK
2. Iz kućice Tables/Query odabiremo tablicu ili upit iz kojih ćemo birati polja. Možemo izabrati polja iz više tablica i upita samo treba paziti da se polja ne ponavljaju(npr. prikazivati šifru kupca iz tablice kupaca i iz tablice detaljnih narudžbi, korist ćemo samo onu iz tablice kupaca). Polja odabiremo tako da dva puta kliknemo na ime polja iz liste polja iz određene tablice ili stisnemo gumb za prebacivanje. Za sljedeći korak stisnemo gumb Next.
3. Ukoliko smo odabrali polja iz više tablica u ovom koraku možemo birati po kome ćemo gledati podatke u formi tj. koja će se polja nalaziti u glavnoj fromi a koja u subformi/ama. ( ako želimo pregledavati podatke tako da vidimo koje su sve narudžbe, proizvodi i kupci vezani uz jednog od zaposlenika tu odabiremo by Djelatnici – Djelatnici su ime tablice po kojoj gledamo podatke). U donjem desnom kutu odabiremo način prikazivanja više formi
   1. Kao suboformu – subforme su forme unutar forme, glavna forma i subforma su povezane tako da subforma samo pokazuje podatke koji su vezani za trenutačni record u glavnoj formi. Subforma može biti prikazana i u obliku tablice.
   2. Ili kao Linked formes što znači da se na glavnoj formi kreira kontrola koja nakon pritiska na nju otvara novi prozor tj. forma u kojoj su prikazani podaci povezani za trenutačni rekord u glavnoj formi.
4. U slijedećem koraku odabiremo grafički izgled forme, možemo izabrati jedan od ponuđenih stilova. To kasnije možemo sami promijeniti ako nam se ne sviđa.
5. U ovom koraku dajemo imena svakoj formi posebno i odabiremo želimo li pokrenuti formu ili je želimo još malo dotjerati. Stisnemo Finish i pričekamo par sekundi.

3.4.3. STVARANJE AUTFORMI:

U New form prozoru odaberemo jedan od tri tipa autoformi i odaberemo tablicu na osnovu koje želimo stvoriti formu tzv. Ležeću tablicu i stisnemo OK.

3.4.4. DOTJERIVANJE FORME U DESIGN VIEWU:

Za dotjerivanje forme koristimo kontrole:

• Control wizard – Čarobnjak za kreiranje kontroli(uglavnom ga koristimo za kreiranje komandi). Treba uvijek biti uključen
• Labels – Opisujući tekst, nevezana i potpuno neovisna kontrola, koristimo ih za stavljanje naslova i imena ostalih kontroli
• Tekst box – Služi za upisivanje i ispisivanje podataka na formi. Uglavnom je vezan za polje u tablici ili upitu ali može biti i nevezan te tako služiti kao mjesto u koje upisujemo sume, prosjeke ili nekakve drug vrijednosti. Vežemo ih tako da u Properties – Data  –Control source upišemo ime polja sa kojim ćemo ga vezati(iz njega će vaditi podatke za prikaz i u njega će se spremati podaci koje unesemo u njega).Možemo i pozvati Expression Builder)
• Combo box –Koristi se zbog praktičnosti. Ponekad nam je lakše izabrati nekakav podatak nego ga pamtiti i svaki put ga ponovo upisivati. U njega možemo i upisati neku vrijednost ako nije ponuđena. Vežemo ih tako da pod Properties, Data, Row Source Type i Row Source opcije namjestimo isto kao što smo ih namještali kod stvaranja Lookup polja kod tablica, a Control source namjestimo isto kao kod Tekst boxa.
• List box –Kontrola ista kao i Combo box sa razlikom što se iz njega samo mogu izabirati podaci a ne i upisivati.
• Check box, Option button, Togle button –Samopostoječe kontrole vezane za Yes/No polje u tablici. Možemo ih koristiti kao nevezane kontrole za primanje unosa korisnika
• Command button – Kontrola koja služi za pokretanje akcija tj. operacija. Za uspješno postavljanje komande Control wizard mora biti uključen. Nakon što kreiramo komandu na formi automatski se uključi čarobnjak.
• Image – Umeće sliku koja je stacionarna i nju više ne možemo editirati(možemo ju samo premještati)
• Unbound object frame – Umetanje različitih objekata u formu, nakon kreiranja na formi automatski se javlja prozor koji nas pita kakav tip objekta želimo. Za svaki rekord isti objekt tj. ne nalazi se u tablici.
• Bound object frame – Postavlja okvir objekta koji se nalazi u tablici, mijenja se za svaki record.

STVARANJE COMMAND BUTTONA:

1. Odaberemo Command Button i nacrtamo komandu na površini forme. Nakon toga se automatski upali čarobnjak za izradu komandi.
2. U njemu imamo izbor više kategorija tj. područja rada komande(rad nad rekordima, formama itd.) i moguće akcije nad određenom kategorijom(otvori formu, zatvori formu, pokreni upit itd.).
3. Ako radimo sa formama prvo moramo odabrati formu koja će se otvoriti, zatvoriti ili sprintati.
4. U sljedećem koraku biramo izgled same komande – hoće li imati sliku na sebi ili tekst.
5. I na kraju joj dajemo ime po kojem će je baza raspoznavati(uobičajeno je dati ime po akciji koju vrši)

REPORTI

Report  koristimo kada želimo neku grupu podataka pripremiti za printanje. U osnovi report se ne razlikuje mnogo od forme jedino što u reportu možemo samo gledati podatke ali zbog toga imamo veću slobodu pri grafičkom izgledu tj. slobodnije možemo stavljati slike, računati sume, prosjeke itd.

KREIRANJE REPORTA:

Report kreiramo na isti način na koji smo kreirali i forme. Jedina nova opcija je stvaranje Labela. Njega koristimo za staranje malih kartica sa podacima iz jedne tablice ili upita(nešto slično kreiranju poslovnih kartica ili naljepnica i posjetnika)

STVARANJE IZRAČUNATIH POLJA:

Da bi stvorili izračunato polje moramo unutar Detail sekcije stvoriti tekst box i u njegov Control Source pomoću Expression buildera stvorimo izraz koji želimo.